Le guide complet pour manager et motiver à distance

Comment manager à distance ?

Comment motiver à distance ?

Dans un contexte de pandémie, énormément de managers se sont posés ces questions.

Ce guide va vous donner tous les conseils dont vous avez besoin pour manager et motiver à distance vos collaborateurs le plus efficacement possible.

Il va vous présenter les 7 leviers essentiels pour manager son équipe à distance de la meilleure façon.

Afin que vous puissiez garantir bons résultats et motivation dans un contexte de télétravail.

Mais, avant de vous présenter les 7 leviers essentiels pour managers ses collaborateurs à distance, laissez-moi évoquer les 4 difficultés que rencontrent les collaborateurs en télétravail et que vous devez prendre en compte.

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Les 4 difficultés des collaborateurs à distance

Il existe 4 difficultés que vous devez prendre en compte pour bien manager à distance.

Ces difficultés amènent vos collaborateurs à perdre en performance et en motivation.

Si vous les ignorez votre management à distance en souffrira inévitablement.

 

Difficulté n°1 : Le manque de supervision et de communication

De nombreux collaborateurs souffrent du manque de supervision en personne.

En effet, travailler sur le même lieu de travail permet au collaborateur d’avoir de nombreuses interactions formelles et informelles avec son manager. Mais, lors du travail à distance ces interactions sont inévitablement réduites.

Alors que le manager peut craindre que son collaborateur ne travaillent pas autant ou aussi efficacement que d’habitude (même si la recherche a prouvé que le phénomène contraire se produisait), le collaborateur peut redouter les conséquences du manque d’accompagnement et de communication avec le manager.

La distance amène beaucoup de salariés à penser que leur manager ne comprend pas leurs besoins et qu’il n’apporte pas assez de soutien, ni d’aide.

 

Difficulté n°2 : L’accès difficile aux informations

Le travail à distance empêche d’accéder aux informations formalisées mais non numérisées. Mais il complique également l’accès aux autres informations.

D’une part, en raison des défis liés au classement de l’information numérique.

Par exemple il est commun que les utilisateurs d’un répertoire commun ne partagent pas la même logique de classement.

D’autre part, car de nombreuses informations ne sont disponibles que dans l’esprit de la personne qui maîtrise le sujet, tout ne pouvant pas être formalisé.

Mais là ou la proximité physique aurait permis un ou de multiples échanges informels pour obtenir les informations, le travail à distance rend la tâche plus difficile car les moyens de communication existant (téléconférence, téléphone, email) ne sont pas aussi fluides ni efficaces que la communication en personne.

 

Difficulté n°3 : L’isolement social

Le manager qui veut savoir comment manager à distance efficacement doit prendre en compte la solitude que peut occasionner le télétravail.

En effet, les relations sociales sont une source de bonheur au travail pour de nombreuses personnes. Lorsqu’elles sont privées des blagues de couloirs idiotes, des badinages des pauses café, des échanges complices celles-ci peuvent ressentir une véritable souffrance.

Même les collègues dont on déteste les blagues lourdes peuvent venir à manquer !

Ce qui nuit bien évidemment au bienêtre au travail, à la motivation mais également à la performance, comme l’a montré une étude Gallup soulignant que l’isolement pouvait faire baisser l’efficacité au travail de 21%.

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Difficulté n°4 : Les distractions à la maison

Quand on travaille de chez soi, on est beaucoup plus propice à la distraction.

D’abord en raison de la présence de ses proches.

.Notamment les enfants, qui de par leur agitation et leurs sollicitations peuvent nuire à la concentration.

Mais aussi par la facilité d’accès à des activités divertissantes. Quand on est au travail, l’ambiance est le plus souvent au sérieux, on ne fait pas ce qu’on veut.

Alors que quand on est à la maison, on peut être tenté de regarder les films qui passent l’après-midi, de se perdre sur Facebook ou de préparer des cookies.

Également, l’espace de travail improvisé peut être de taille réduite et pas ergonomique du tout, causant mal dos et de nuque qui peuvent distraire du travail.

Maintenant que vous connaissez les 4 difficultés rencontrées au travail par les collaborateurs voyons les 7 piliers essentiels pour manager et motiver à distance efficacement.

Les 7 pratiques pour manager son équipe à distance efficacement

 

Pratique N°1 Faire confiance et suivre les résultats plutôt que l’activité

Quand on manage à distance, par définition on ne peut pas voir ce que font les collaborateurs.

La solution se trouve dans la confiance.

Comme le disait Hemingway :  « La meilleure façon de savoir si on peut faire confiance à quelqu’un est de lui faire confiance ! ».

Le manager à distance doit se concentrer sur ce qui dépend de lui :

  • Fixer des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et définis dans le temps.
  • Fournir les informations nécessaires au bon travail
  • Accompagner si nécessaire
  • Réaliser des feedbacks de qualité

La meilleur façon qu’une personne se comporte en adulte responsable revient à lui faire confiance.

La responsabilisation est un des piliers de la performance et de la motivation au travail.

Si le collaborateur a l’impression que l’on suit ses moindres faits et gestes et qu’ils ne dispose d’aucune marge de manœuvre, il se désengagera irrémédiablement.

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Pratique N°2 : Instaurer des échanges quotidiens à heures fixes

Afin de pouvoir lutter contre toutes les difficultés évoquées dans la partie précédente, le manager éclairé se doit de fixer un rendez-vous quotidien.

Il peut s’agir d’une visioconférence (zoom) commun à toute l’équipe  ou d’une série d’appels isolés à chacun des collaborateurs qui ont l’avantage d’offrir plus d’intimité et une meilleure qualité d’échange au prix de plus de temps.

Ce moment permettra aux collaborateurs de consulter le manager, de partager leurs difficultés et de poser leurs questions. Le manager doit se servir de ce moment pour faire part à ses collaborateurs des informations qu’il reçoit au sujet de l’entreprise et l’activité, ceci afin de réduire le sentiment d’isolement et d’éloignement qui peut être ressenti.

Attention, il est très important que celui-ci soit régulier et prévisible. D’où l’importance de son caractère quotidien et à heure fixe.

Pratique N°3 : Encourager et respecter les bonnes pratiques en matière de communication

Plus un moyen de communication apporte de signaux, plus il est performant. Par exemple, la communication en personne est le moyen le plus efficace car il permet de voir le langage non verbal et le visage de son interlocuteur en plus d’entendre son ton et ses mots. Puis viennent la visioconférence, le téléphone et l’email.

Doc plus un message à transmettre est compliqué, plus le canal de communication adopté doit être efficace.

Par exemple, pour un sujet compliqué, mieux vaut faire une visioconférence qu’envoyer un email.

Cependant la personne qui veut manager son équipe à distance efficacement peut faire l’erreur de ne proposer que des visioconférences.

Mais ce moyen, même s’il apporte plus de signaux de communication, créé également beaucoup de fatigue par son fort besoin d’attention. C’est ce que l’on appelle la fatigue zoom.

Le manager doit doit encourager ses collaborateurs à utiliser des canaux de communication appropriés en fonction de la complexité des messages à transmettre…et respecter ces bonnes pratiques !

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Pratique N°4 : Fixer les « règles d’engagement »

Afin de garantir le meilleur niveau de performance, il est indispensable de fixer des « règles d’engagement ».

En visioconférence

Concernant les visioconférences, afin que celles-ci soient le plus fructueuses possibles, le manager peut demander à ses collaborateurs d’avoir pris envoyé et pris connaissances des documents avant le début de la session. Il peut également demander à ceux-ci d’éteindre leur téléphone et de ne pas consulter leur emails.

Au quotidien

Le manager préciser les attentes de fréquences, moyens et horaires en matière de communication au quotidien.

Par exemple : « Nous réalisons un point général tous les matins à 9H30. Pour toute communication urgente vous pouvez m’appeler sur mon téléphone portable. J’attends également que vous m’envoyiez un email à la fin de votre journée avec vos difficultés ou questions afin que je puisse me préparer au point du matin. ».

Également, il est recommandé que le manager précise les moments où il est le plus facile à joindre.

Par exemple « Si vous voulez m’appeler appelez-moi de préférence à partir de 16H ».

Pour favoriser performance et motivation le manager peut également se concerter avec ses collaborateurs afin qu’ils fixent des règles d’engagement communes et individuelles (par exemple certaines personnes peuvent demander de ne plus être contacté après 17h ou qu’elles préfèrent qu’on ne les appelle pas le matin pour avancer au maximum).

Le manager et son équipe peuvent aussi décider conjointement de règles d’engagement envers l’extérieur afin de favoriser l’efficacité du groupe. Par exemple, « le vendredi on n’accepte pas les visioconférences des personnes hors de l’équipe.»

Pour le soir et le weekend

Enfin, il est essentiel que le manager fixe des horaires de fin de travail et encourage ses collaborateurs à les respecter, par exemple : « A partir de 19h je veux que vous ayez tous arrêté de travaillé », « Je ne veux pas voir un email envoyé pendant le weekend

En effet il est commun que certains collaborateurs en télétravail aient énormément de difficultés à faire une vrai différence entre vie professionnelle et privée quand ils travaillent sur leur lieu d’habitation. Ce qui peut les mener à travailler plus que raisonnable pour leur santé.

Pratique N°5 : Donner de la place à l’informel

Pour manager ses collaborateurs en télétravail du mieux possible, il faut également laisser de la place aux échanges informels, qui sont légions sur le lieu de travail mais peuvent être inexistants en télétravail.

Le manager peut faire cela par exemple au début de chacune de ses communication (« Avant que l’on commence, je voulais prendre des nouvelles. Comment vas-tu ? »).

Il peut également encourager ses collaborateurs à prendre 5 à 10 minutes systématiquement après chaque réunion afin d’assurer un moment d’échange informel avec leurs collègues.

Ces échanges informels ne doivent pas être négligés car comme nous l’avons vu ils sont essentiels au bien être et à la performance de chaque collaborateur.

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Pratique n°6 : Faire des bons feedbacks et mettre les bouchées doubles sur la reconnaissance

Un manager qui veut manager à distance efficacement ne doit surtout pas négliger le processus de feedback, notamment les feedbacks positifs.

Faire des feedbacks réguliers montre aux membres de l’équipe qu’il accorde de l’attention à leur travail et à leur développement professionnel, ce qui est un facteur de motivation.

Aussi, le feedback positif permet de lutter contre le désengagement.

Un article de 2018 de Capital prévenait  les managers que 70% de leurs collaborateurs ne se sentaient pas reconnus à leur juste valeur dans leur travail. Or le télétravail semble accentuer ce phénomène, c’est en tout cas le résultat d’un sondage de novembre 2020 mené outre-Atlantique.

Pourquoi ?

Car la distance peut encourager certains manager à se concentrer plus que d’habitude sur ce qui ne va pas et à faire moins de compliments et de reconnaissance positive que d’habitude.

C’est une erreur, comme le veut le ratio de Losada, une équipe qui fonctionne doit avoir au moins un ratio de 3 interactions positives pour une interaction négative.

Selon le sondage, les collaborateurs aimeraient que leur manager prononce davantage :  « Merci », « J’apprécie que tu aies fait ça », « Cela m’a aidé », « Tu as dépassé mes attentes ». 

Pratique n°7 : Offrir des encouragements et du soutien émotionnel aux personnes en difficulté

Le télétravail, surtout quand il a été imposé brutalement, peut être très mal vécu par de nombreuses personnes, ce qui se traduira par une baisse de moral et de motivation.

Si une personne d’habitude très active envoie beaucoup moins d’emails que d’habitude ou parler moins qu’avant en réunion, cela peut être un signe de ce désengagement.

Le manager doit s’intéresser à comment cette situation de travail à distance est vécue par ses collaborateurs.

Certains spécialistes encouragent d’ailleurs les managers à utiliser des sondages, via Google Form par exemple, en posant 2 questions :

  • Sur une échelle de 1 à 5 comment vous sentez-vous ?
  • Sur une échelle de 1 à 5 comment jugez-vous votre efficacité ?

Cela lui permettra d’identifier les personnes en difficultés (même s’il doit rester vigilant car certaines personnes ne l’admettront pas).

Il pourra alors se rapprocher des personnes en difficultés afin que celles-ci lui fassent par de leurs préoccupations, de leur malaise et de leurs difficultés.

Il doit alors mettre ces thèmes au sujet de la conversation et offrir une oreille attentive, en laissant la personne s’exprimer jusqu’au bout, sans l’interrompre. Puis, il doit montrer son empathie en reconnaissant que la situation est difficile pour la personne avant de la rassurer et de l’encourager.

Il peut également encourager ses autres collaborateurs à aller apporter leur soutien à la personne en difficultés.

En respectant ces 7 pratiques essentielles, le manager à distance favorisera l’engagement et la performance de ses collaborateurs !

 

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